Principales fonctions de planification des meilleurs logiciels de budgétisation et de prévision

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Cet article est la première partie d’une série de huit articles sur l’évaluation des meilleurs outils de CPM pour votre entreprise. La première partie est consacrée à l’évaluation des capacités de planification des meilleurs logiciels de budgétisation et de prévision. 

 

Les logiciels de planification, utilisés pour rationaliser les processus de budgétisation et de prévision, appartiennent à une catégorie de logiciels généralement appelée gestion des performances de l’entreprise (CPM). Que ce soit en raison de l’incertitude économique ou d’un marché plus concurrentiel, ce type de logiciel en nuage gagne rapidement en popularité à l’heure actuelle. Après tout, les entreprises qui peuvent fournir des budgets précis pour planifier l’allocation de leurs ressources, et qui mettent continuellement à jour leurs prévisions pour aider à prédire les résultats, ont un avantage sur les entreprises qui n’ont pas cette capacité. 

Cependant, la mise en œuvre d’un logiciel CPM pour rationaliser les processus de planification ne constitue pas la solution complète pour obtenir un système optimisé de budgétisation et de prévision. Bien qu’il existe aujourd’hui des dizaines d’éditeurs de logiciels capables de fournir un logiciel CPM avec des fonctionnalités de planification, vous devez également vous assurer que la solution est la BONNE pour votre entreprise. Cela signifie que la fonctionnalité doit être adaptée à votre entreprise unique et à ses besoins en matière de budgétisation et de prévision, et qu’elle doit également prendre en charge les exigences spécifiques au secteur. Et bien sûr, le retour sur investissement (ROI) doit être positif. 

Lors du processus de sélection d’un logiciel de planification pour votre organisation, certaines caractéristiques sont plus importantes que d’autres. 

Voici quelques-unes des principales caractéristiques à rechercher pour trouver la meilleure application de budgétisation et de prévision. 

Alors que la plupart des fournisseurs peuvent probablement présenter plus de 100 fonctionnalités dans leur produit (ce qui peut faire de la sélection d’un logiciel un véritable cauchemar), il existe une règle claire de 80/20 qui peut être appliquée lorsque vous êtes prêt à faire un zoom sur les facteurs critiques de succès. 

Voici une liste des cinq principaux domaines de fonctionnalité : 

  1. Formulaire de saisie et concepteur de rapports flexibles 

Toutes les meilleures solutions de budgétisation et de prévision disposent d’un « concepteur de modèles ». Outre les formulaires de saisie et les rapports préétablis qu’une solution de CPM doit fournir d’emblée, le concepteur de modèles est l’endroit où un utilisateur ou un consultant qualifié peut créer de nouveaux modèles ou adapter les modèles existants aux besoins spécifiques de l’entreprise. 

Environ la moitié des fournisseurs de CPM ont intégré des modules complémentaires à Microsoft Excel pour concevoir des modèles. Cela fournit généralement la meilleure présentation et les formules les plus riches, et, bien sûr, la plupart des départements financiers sont déjà très familiers avec Excel, ce qui raccourcit la courbe d’apprentissage. D’autres fournisseurs ont créé un concepteur de modèles propriétaire, souvent avec des formules similaires à celles d’Excel. 

Note : Méfiez-vous des fournisseurs de CPM qui ont deux concepteurs de modèles, car cela signifie deux fois plus de formation pour les utilisateurs expérimentés. Les flux de travail, les paquets de rapports et d’autres domaines peuvent devenir désordonnés si les modèles sont créés avec deux technologies différentes. La raison de l’existence de deux outils est presque toujours que la fonctionnalité du concepteur propriétaire du fournisseur n’était pas suffisante pour ses clients, et qu’il a donc ajouté un concepteur Excel pour gérer les modèles de clients complexes avec beaucoup de formatage. 

Sans un solide concepteur de modèles dans votre nouvelle solution de planification, vous risquez fort de devoir modifier considérablement vos formats de saisie budgétaire favoris pour les adapter aux capacités de l’outil du fournisseur ou, dans de nombreux cas, de conserver une partie de vos modèles de planification dans des feuilles de calcul manuelles. 

Le fait de disposer d’un concepteur de modèles flexible et convivial permet également de créer des rapports budgétaires qui peuvent être exécutés tout au long du processus budgétaire afin de voir les mises à jour budgétaires en temps réel et d’identifier les éventuels sujets de préoccupation. Cela vous aide à résoudre les problèmes rapidement et tôt dans le processus, ce qui signifie que vous aurez une meilleure visibilité et des projections plus précises. 

Voici une liste d’environ 500 exemples de rapports, de formulaires de budgétisation et de prévision, ainsi que de tableaux de bord. Il est bon de demander à vos candidats fournisseurs si vous pouvez voir des exemples de leurs bibliothèques de modèles. Plus ils fourniront d’exemples, plus vous serez assuré que leur solution dispose d’un bon concepteur de modèles. 

     2. Détail des postes et commentaires 

En particulier dans les processus budgétaires annuels, ce sont des fonctionnalités très importantes pour assurer une documentation et une justification adéquates des chiffres de vente, des dépenses ou d’autres chiffres qu’un utilisateur saisit dans son service. Les frais de déplacement et les fournitures de bureau sont des exemples typiques de domaines où le détail des postes et les commentaires sont fréquemment utilisés. Lorsque les utilisateurs finaux utilisent activement le détail des postes et qu’ils saisissent des commentaires lorsqu’une explication est nécessaire, cela tend également à accroître leur sentiment d’appartenance et de responsabilité vis-à-vis du budget qu’ils soumettent. 

Saisie des dépenses au niveau du compte GL. Comprend le détail des postes, l’étalement, etc.

Sans le détail des postes, l’utilisateur final peut être amené à conserver des calculs détaillés dans des feuilles de calcul. Il peut également se contenter de saisir des chiffres de niveau supérieur sans effectuer de calculs ascendants. Ces deux approches peuvent donner lieu à des budgets plus imprécis, ainsi qu’à des retards dans le processus budgétaire, car les responsables de l’approbation et de la révision du budget doivent souvent demander aux chefs de service et aux autres utilisateurs finaux de fournir des explications et des détails supplémentaires pour étayer leurs chiffres. 

    3. Flux de travail et listes de contrôle 

Les organisations qui décident d’acheter un logiciel de planification ont généralement 10 utilisateurs ou plus, voire des centaines d’utilisateurs. Une fonctionnalité de flux de travail solide peut représenter un énorme gain de temps en gérant : 

  • Dates limites 
  • Budgets ouverts et fermés 
  • Statuts du budget (soumis, approuvé, rejeté, etc.) 
  • Quels formulaires d’entrée doivent être utilisés par les différents départements 
  • Et plus encore 

Si la plupart des solutions modernes de planification basées sur le cloud proposent des modules de flux de travail, les listes de contrôle sont plus rares. Une liste de contrôle budgétaire est généralement une liste organisée chronologiquement de tous les éléments qu’un responsable budgétaire doit exécuter ou superviser dans un processus de planification d’entreprise. Une liste de contrôle peut commencer par les objectifs stratégiques et les étapes de prévision pour le reste de l’année en cours, puis passer au processus budgétaire proprement dit, et se terminer par le reporting et la consolidation du budget final et les présentations à la direction. Les listes de contrôle permettent de s’assurer que tout est fait à temps et comprennent souvent des fonctionnalités telles que des cases à cocher, une description, une personne responsable, un lien vers l’activité, une date limite et des notifications. 

 

Responsable du processus de planification et de rapport

Sans un bon module de flux de travail et des listes de contrôle, il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup plus de temps à rappeler les échéances aux gens, à leur demander si leurs chiffres sont définitifs et prêts à être approuvés, et à gérer le processus d’une autre manière. Les processus peuvent devenir encore plus frustrants et complexes à gérer manuellement dans les entreprises qui ont plusieurs versions de budget à suivre. 

  1. Intégrations ERP et paie 

Si toutes les bonnes solutions de CPM peuvent importer des données réelles à partir de systèmes sources tels que les ERP et les logiciels de paie, la qualité et la complexité de la configuration des intégrations automatisées varient beaucoup. La complexité augmente lorsque les sources de données sont réparties entre le cloud et les systèmes sur site. Par exemple, il n’est pas rare que le système ERP d’une entreprise soit une solution patrimoniale sur site ou hébergée et qu’elle ait d’autres sources de données, comme la paie, qui peuvent être une solution en nuage. Il en résulte de multiples intégrations différentes, directes et/ou basées sur des fichiers. 

Lorsque vous évaluez différents fournisseurs de CPM pour vos besoins de budgétisation et de prévision, vous devez demander des informations détaillées sur l’intégration de chaque solution à vos systèmes, y compris le temps et le coût nécessaires à leur configuration. La configuration d’une très bonne intégration préconstruite ne devrait pas prendre plus d’une heure, tandis que les « boîtes à outils » peuvent prendre plusieurs jours pour configurer et se connecter à chaque source de données. Le choix de votre fournisseur sera donc généralement clair lorsque vous verrez ses estimations pour l’étape d’intégration de la mise en œuvre. 

Sans de bonnes intégrations automatisées à vos systèmes sources, vos utilisateurs finiront par perdre beaucoup de temps à charger et éventuellement « nettoyer » les données. 

  1. Conçu pour le cloud 

Si les solutions de planification sur site ont été la technologie standard pendant des décennies, ce sont les solutions en nuage qui règnent aujourd’hui. Les solutions de planification construites avec une architecture cloud native offrent de nombreux avantages par rapport aux solutions classiques sur site. Il s’agit notamment de fonctionnalités dorsales telles que la multi-location, qui permet des mises à niveau efficaces et fréquentes, la répartition des charges de traitement et de données sur les ressources matérielles, et la possibilité de tirer parti de ce que les grands centres de données et plates-formes du cloud public ont à offrir. 

À titre d’exemple, dans l’ancien monde sur site, il était normal d’effectuer une mise à niveau annuelle d’un logiciel, alors que dans le monde en nuage, il est normal de fournir des mises à jour mensuelles entièrement gratuites et automatisées. Cette pratique permet également aux utilisateurs de bénéficier d’un flux continu de nouvelles fonctionnalités et de corrections de bogues. 

Sans une architecture spécialement conçue pour le cloud, un fournisseur se laissera distancer par ses concurrents au fil du temps. Un certain nombre d’anciens fournisseurs sur site n’ont pas reconstruit leurs technologies pour les optimiser pour le cloud et, par conséquent, ils devront un jour ou l’autre reconstruire leur produit ou leurs clients migreront vers d’autres fournisseurs. 

Combien coûte un logiciel de budgétisation et de prévision ? 

S’il est important de faire ses devoirs pour s’assurer que le fournisseur que vous choisissez possède les caractéristiques clés nécessaires à un déploiement réussi, le coût total et les économies de temps et d’efforts, ainsi que l’amélioration de la prise de décision, sont tout aussi importants. 

Voici quelques éléments auxquels vous devez penser lorsque vous obtenez les prix de vos fournisseurs finalistes : 

  • L’abonnement annuel de chaque fournisseur contient-il le même nombre d’utilisateurs et de modules ? 
  • Si vous bénéficiez d’une remise, combien de temps faudra-t-il attendre avant que le prix de catalogue soit rétabli ? 
  • Le vendeur a-t-il une politique écrite concernant les augmentations annuelles de prix ? 
  • Les estimations de mise en œuvre de chaque fournisseur portent-elles exactement sur le même travail ? 

Une bonne règle de base consiste à demander à chaque fournisseur le coût total de l’abonnement pour les cinq premières années. Assurez-vous que cela inclut toute augmentation potentielle des prix. 

De même, si le fournisseur appartient à une société de capital-investissement, il y a de fortes chances qu’il soit vendu alors que vous êtes encore client. Il est judicieux de s’assurer que vous recevez un document du fournisseur indiquant sa politique en matière d’augmentation des prix à l’avenir, y compris s’il est vendu à une autre société. 

Voici un outil qui vous aidera à comparer les fournisseurs et à calculer le retour sur investissement (ROI). 

Pourquoi ne pas utiliser Excel ou la fonctionnalité de budgétisation et de prévision de mon système ERP ? 

Excel est de loin l’outil de budgétisation le plus populaire au monde car il est gratuit (si vous possédez déjà Excel), incroyablement flexible et presque tous les professionnels de la comptabilité et de la finance savent l’utiliser. Si vous avez un modèle budgétaire simple et peu d’utilisateurs, Excel peut très bien être le meilleur logiciel de planification pour votre entreprise – mais tout le monde sait quand il est temps de remplacer ses feuilles de calcul maison par quelque chose de mieux. 

Les signaux d’alerte comprennent : 

  • Distribution douloureuse 
  • Problèmes de collecte et de consolidation des feuilles de calcul 
  • Liens brisés 
  • Rapports médiocres 
  • Manque de sécurité pour les utilisateurs 
  • Problèmes de version 

Tous les systèmes ERP disposent d’une fonctionnalité de budgétisation de base, mais c’est rarement suffisant pour gérer des processus de budgétisation et de prévision à part entière. Et, quelle que soit la promotion faite par un fournisseur d’ERP de ses fonctions de planification intégrées, les entreprises finissent presque toujours par revenir à Excel avec leurs modèles budgétaires, même après avoir acheté une toute nouvelle solution ERP en nuage. Lorsqu’Excel devient trop pénible, elles acquièrent une solution CPM. 

Conclusion 

En résumé, le choix d’une nouvelle solution CPM pour automatiser le processus de planification, ainsi que pour favoriser des décisions meilleures et plus rapides, devient de plus en plus une priorité stratégique pour les organisations de tous les secteurs. Comme nous l’avons vu précédemment, certaines fonctionnalités sont plus importantes que d’autres et peuvent être des facteurs clés de succès, en plus d’un processus de mise en œuvre bien exécuté. 

Voici un outil gratuit de comparaison des fournisseurs qui vous aidera à comparer les fournisseurs sur un certain nombre de caractéristiques différentes. Cet outil comprend également un simple calculateur de retour sur investissement (ROI) qui fait partie du score total du fournisseur. 

Liens vers des ressources utiles en matière de recherche et d’évaluation de logiciels 

 

/par Maria Urrea