Principales fonctionnalités d’Excel à rechercher dans les meilleurs logiciels de planification et d’information financière
Presque tous les professionnels de la finance aiment et détestent à la fois Microsoft Excel. Il semble que nous ne puissions pas vivre avec lui et que nous ne puissions pas vivre sans lui !
Ainsi, lorsque vous cherchez à acquérir une nouvelle solution de planification ou de reporting financier et que vous comparez les fournisseurs finalistes, l’interaction de chaque solution avec Excel fait partie des principales exigences des utilisateurs.
Il convient de noter qu’alors qu’un nombre croissant de solutions cloud ont émergé entre 2010 et 2015, le sentiment populaire des fournisseurs de solutions basées sur un navigateur était que leurs outils allaient complètement se débarrasser d’Excel. Mais, en peu de temps, leurs clients ont commencé à regretter la puissance de formatage et de calcul d’Excel (ainsi que sa familiarité) lorsqu’ils créaient des rapports et des modèles budgétaires. En conséquence, les premiers fournisseurs de solutions cloud ont ajouté des compléments Excel pour offrir une expérience de conception alternative aux fans d’Excel, et plusieurs fournisseurs plus récents, comme Vena et Solver, ont fait d’Excel une partie intégrante de leurs solutions cloud.
Pour la plupart des entreprises, la fonctionnalité d’Excel est LA clé du succès lorsqu’elles utilisent le meilleur logiciel de planification et de rapports financiers.
Voici quelques-unes des principales caractéristiques à rechercher dans les compléments Excel pour l’établissement de rapports et de budgets.
La plupart des utilisateurs de la finance, de la comptabilité et de la budgétisation considèrent qu’une forte intégration d’Excel est l’une des cinq principales caractéristiques à prendre en compte lors de l’évaluation et de la comparaison des fournisseurs de solutions de planification et de reporting. Nous examinerons ci-dessous certaines caractéristiques importantes à prendre en compte à cet égard.
1. La différence entre l’exportation/importation d’Excel et les compléments d’Excel
Si pratiquement toutes les solutions de reporting, de planification et de gestion des performances de l’entreprise (CPM) permettent d’importer des données et d’exporter des rapports vers Excel, il ne faut pas confondre ces processus avec les compléments Excel, qui sont des plugins de Microsoft Excel apparaissant sur son ruban.
Grâce à un outil de conception complémentaire à Excel, les utilisateurs peuvent créer des rapports dynamiques et paramétrés qui tirent des données de la base de données ERP ou CPM. Les données peuvent être actualisées et réécrites (budgétisation et prévision) sans aucun type de processus d’exportation et d’importation, ce qui offre un libre-service aux utilisateurs finaux.
Sur cette page, vous trouverez des centaines d’exemples de rapports et de formulaires de budgétisation construits à l’aide d’un module complémentaire Excel et conçus pour être exécutés dans un navigateur. L’examen d’exemples de fournisseurs des types de modèles que vous souhaitez créer avec votre nouvelle solution peut être une très bonne garantie que les capacités de conception et de mise en page de la solution choisie répondront aux besoins de votre organisation.
2. Exemples d’outils purement Excel par rapport à des portails web avec des modules complémentaires
Dans le passé, les modules complémentaires Excel étaient des outils de reporting autonomes qui devaient être installés sur le bureau (ou la machine virtuelle) de chaque utilisateur. Ainsi, si vous aviez 50 utilisateurs, votre service informatique devait maintenir et mettre à jour 50 modules complémentaires Excel. Heureusement, la situation a changé. Depuis l’apparition des architectures cloud sur le marché du CPM, presque tous les fournisseurs ont créé des portails web multi-tenant qui sont gérés et mis à jour automatiquement par le fournisseur.
Aujourd’hui, il reste encore quelques compléments Excel classiques et la plupart d’entre eux ont la capacité de se connecter aux ERP cloud et d’envoyer les données vers Excel lorsque les rapports sont traités. Cependant, tous les principaux fournisseurs disposent de portails web où les rapports sont stockés et, dans certains cas, également exécutés dans le navigateur de l’utilisateur sans qu’il soit nécessaire d’utiliser Excel pour les exécuter. Cette architecture est particulièrement utile pour les processus de planification où un nombre important d’utilisateurs finaux peuvent simplement ouvrir leur navigateur et saisir des budgets et des prévisions qui sont stockés directement dans la base de données cloud de la solution CPM.
3. L’importance des lignes et colonnes dynamiques d’Excel par rapport aux lignes et colonnes statiques
La plupart des organisations ajoutent des comptes, des départements et d’autres membres de dimension à leur ERP au cours de l’année. Pour les anciens modules complémentaires Excel, cela nécessite généralement une maintenance manuelle des rapports et des modèles de budget afin d’insérer de nouvelles lignes ou colonnes, ou de maintenir le contenu des listes déroulantes pour les paramètres (par exemple, une liste de départements). En effet, ces compléments ne peuvent placer des références de formules qu’au niveau des cellules de la feuille de calcul.
Grâce aux compléments Excel modernes, vous pouvez disposer d’une liste dynamique de lignes ou de colonnes et de paramètres de rapport globaux.
Voici quelques exemples rapides :
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Lignes dynamiques
Si vous avez, par exemple, 20 comptes de dépenses de fonctionnement, vous pouvez créer une formule de plage sur une seule ligne dans Excel qui s’étend automatiquement à 20 lignes. Si quelqu’un ajoute un nouveau numéro de compte dans cette plage, vous obtenez automatiquement 21 lignes dans le rapport (ou le formulaire budgétaire). Dans les anciens compléments Excel, vous devez créer manuellement chaque ligne et, comme ils sont statiques, les nouveaux comptes ne deviennent pas automatiquement de nouvelles lignes.
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Colonnes dynamiques
Disons que vous souhaitez obtenir des données réelles de janvier au mois en cours et une prévision du mois prochain jusqu’à décembre. Dans un complément Excel moderne, ce rapport peut être réalisé de manière dynamique, quel que soit le mois pour lequel vous l’exécutez. Avec les anciens compléments Excel statiques, vous devrez modifier manuellement les formules chaque mois, créer 11 versions du rapport ou faire des « trucs » importants dans le rapport pour le rendre plus dynamique.
Conception de modèles avec lignes et colonnes dynamiques
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Paramètres globaux dynamiques
Les filtres de rapport pour la société, le département, la période ou la version du budget en sont des exemples typiques. Dans les anciens compléments Excel, ils sont conçus comme des boîtes déroulantes Excel ordinaires qui se remplissent en fonction de données (par exemple, une liste de mois ou de départements) cachées quelque part dans le classeur. Dans les compléments Excel modernes, ces sélecteurs de paramètres sont des listes déroulantes dans un menu latéral ou dans la feuille Excel qui tire son contenu directement de la base de données.
En d’autres termes, ils sont toujours frais et n’ont pas besoin de listes de dimensions cachées dans chaque rapport ou modèle de budget.
En résumé, les compléments Excel modernes dotés de lignes et de colonnes dynamiques et de paramètres globaux permettent de concevoir des rapports plus rapidement et de réduire le travail de maintenance. Ils sont également moins susceptibles de produire des rapports erronés car ils peuvent inclure automatiquement les nouveaux comptes et les autres membres de la dimension ERP qui ont tendance à changer.
4. Excel est-il le principal outil de conception ou une solution supplémentaire à apprendre ?
Les professionnels de la finance et de la comptabilité ont tendance à être très occupés et peu d’entre eux aiment passer plus de temps que nécessaire pour créer ou maintenir des rapports. Comme nous l’avons vu précédemment, c’est l’une des principales raisons pour lesquelles les compléments Excel sont si populaires et sont revenus dans les solutions CPM cloud. Cependant, lorsque vous comparez des fournisseurs proposant des concepteurs de rapports basés sur Excel, il est important de rechercher si leur outil Excel est leur deuxième ( » optionnel « ) ou LE concepteur de rapports.
Les solutions cloud qui proposent un concepteur Web propriétaire et un concepteur Excel facultatif obligent les utilisateurs à apprendre deux outils et à décider en permanence si un nouveau rapport doit être créé dans Excel ou dans l’outil de navigation propriétaire. La création d’un ensemble mensuel de rapports à partir des deux outils, si possible, peut être désordonnée et entraîner trop d’efforts manuels.
Les solutions dotées d’un concepteur Excel unique et spécialisé présentent l’avantage d’offrir aux utilisateurs un seul outil à apprendre, et la mise en forme et la distribution des rapports peuvent être effectuées en un seul endroit.
5. Conçu pour le cloud
Si certains compléments Excel hérités du passé sont encore de purs outils sur site, la plupart peuvent désormais se connecter aux ERP cloud. La dernière génération de compléments Excel peut non seulement être gérée (installation, sécurité des utilisateurs, etc.) à partir de portails cloud, mais certains, comme Solver, peuvent même « convertir » automatiquement des modèles d’Excel en rapports et formulaires de saisie Web. Dans ces outils, les utilisateurs peuvent choisir d’exécuter le même rapport en tant que rapport Web sans avoir besoin d’un module complémentaire Excel. Ils peuvent également utiliser le complément Excel pour ouvrir le rapport dans Excel et l’exécuter.
En d’autres termes, dans le cadre de la recherche et de la comparaison des solutions de reporting et de budgétisation des fournisseurs, il convient de déterminer si leurs logiciels de planification et de finance reposent sur des outils existants ou sur des architectures cloud spécialement conçues.
6. Combien coûte une solution CPM avec des rapports et une planification basés sur Excel ?
S’il est important de faire ses devoirs pour s’assurer que le fournisseur que vous choisissez possède les caractéristiques clés nécessaires à un déploiement réussi, votre coût total et les économies de temps et d’efforts sont importants, tout comme votre capacité accrue à prendre des décisions meilleures et plus rapides dans votre entreprise.
Voici quelques facteurs à prendre en compte lorsque vous obtenez les prix de vos fournisseurs finalistes :
- L’abonnement annuel de chaque fournisseur contient-il le même nombre d’utilisateurs et de modules ?
- Si vous bénéficiez d’une remise, combien de temps faudra-t-il attendre avant que le prix de catalogue soit rétabli ?
- Le vendeur a-t-il une politique écrite concernant les augmentations annuelles de prix ?
- Les estimations de mise en œuvre de chaque fournisseur portent-elles exactement sur le même travail ?
Une bonne règle de base consiste à demander à chaque fournisseur le coût total de l’abonnement pour les cinq premières années. Assurez-vous que cela inclut toute augmentation potentielle des prix. Par ailleurs, si le fournisseur appartient à une société de capital-investissement, il y a de fortes chances qu’il soit vendu alors que vous êtes encore client. Vous devrez donc vous assurer que vous recevez un document indiquant sa politique en matière d’augmentation des prix à l’avenir (y compris en cas de vente à une autre société).
Voici un outil gratuit de comparaison des fournisseurs et de retour sur investissement (ROI) qui vous aidera à comparer les fournisseurs sur un certain nombre de caractéristiques différentes. Cet outil comprend également un calculateur de retour sur investissement (ROI) simple qui fait partie du score total du fournisseur.
Conclusion
En résumé, choisir l’une des meilleures solutions logicielles de reporting financier pour automatiser le reporting mensuel, ainsi que pour couvrir d’autres besoins de reporting de gestion, permettra en fin de compte de prendre des décisions meilleures et plus rapides au sein de votre entreprise. C’est pourquoi la recherche des meilleurs outils de planification et de reporting financier devient de plus en plus une priorité stratégique pour les entreprises de tous les secteurs.
Comme nous l’avons vu précédemment, certaines caractéristiques sont plus importantes que d’autres dans le processus d’évaluation et peuvent constituer des facteurs clés de succès – en plus d’un processus de mise en œuvre bien exécuté, bien sûr.
Liens vers des ressources utiles en matière de recherche et d’évaluation de logiciels
