Principales fonctionnalités d’entrepôt de données dans les meilleures applications logicielles de CPM

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Cet article est la cinquième partie d’une série de huit articles sur l’évaluation des meilleurs outils de CPM pour votre entreprise. La partie 5 se concentre sur les considérations relatives à l’entrepôt de données sur lesquelles vous devez vous concentrer lorsque vous évaluez les meilleures applications logicielles de CPM.

 

À l’ère du numérique, les entreprises qui prennent des décisions plus rapides et meilleures que leurs homologues sont celles qui réussissent le mieux – or, des décisions précises nécessitent des informations précises. Comme toutes les entreprises disposent de nombreuses sources de données en plus de leur système ERP, il faut beaucoup de temps et d’efforts pour extraire et compiler les informations de tous les systèmes internes. Le fait que la plupart de ces systèmes soient désormais basés dans le cloud ne facilite pas la tâche.

Cette exigence de prise de décision rapide a conduit un nombre croissant d’entreprises à mettre en œuvre un entrepôt de données en nuage afin de rationaliser la collecte, le reporting et l’analyse des données. Certaines de ces plateformes d’entrepôt de données sont incluses dans les solutions de gestion des performances de l’entreprise (CPM). Comme les solutions CPM utilisent déjà des bases de données pour stocker les données financières et les budgets, ces fournisseurs proposent parfois un CPM extensible qui peut également servir d’entrepôt de données. Nous y reviendrons plus tard.

Cependant, la mise en œuvre d’un entrepôt de données d’entreprise peut s’avérer risquée et coûteuse sans une sélection et une planification appropriées de la technologie. Et, bien sûr, le retour sur investissement (ROI) doit être positif.

Lors du processus de sélection d’un logiciel pour trouver la meilleure plateforme d’entrepôt de données pour votre organisation, certaines fonctionnalités sont plus importantes que d’autres.

Voici quelques-unes des principales caractéristiques à rechercher dans une application d’entrepôt de données

Si la plupart des fournisseurs peuvent probablement présenter plus de 100 fonctionnalités dans leur produit – ce qui peut faire de la sélection d’un logiciel un véritable cauchemar – il existe une règle claire de 80/20 qui peut être appliquée pour se concentrer sur les facteurs critiques de réussite.

Voici une liste des cinq principaux domaines de fonctionnalité à prendre en compte :

1.- Plate-forme d’entrepôt de données

Dans le monde d’aujourd’hui, les services informatiques et les chefs d’entreprise sont impatients de sortir leurs applications de la salle des serveurs pour les mettre dans le cloud. Par conséquent, la plupart des nouveaux entrepôts de données sont maintenant déployés dans le cloud. Tous les grands fournisseurs de bases de données proposent leurs propres plateformes d’entrepôt de données, notamment Microsoft, Oracle, Amazon (AWS), IBM, Snowflake, etc.

Les connaissances internes, le coût et d’autres facteurs doivent être évalués lors du choix d’une solution. Tout fournisseur de CPM cloud disposant d’une solution qui s’étend à un entrepôt de données complet fonctionne généralement aussi sur l’une de ces plateformes, soit avec la base de données du fournisseur cloud, soit avec une base de données propriétaire.

2.- Entrepôt de données maison ou commercial

Par le passé, la majorité des entreprises parvenaient à fonctionner sans entrepôt de données ou achetaient une licence de base de données comme Microsoft SQL Server ou Oracle et concevaient un système maison. Pour une entreprise de taille moyenne, un tel projet pouvait prendre jusqu’à neuf mois ou plus et coûtait souvent plus de 100 000 Euro en frais de conseil (bien plus pour une grande entreprise).

Aujourd’hui, cependant, il existe un certain nombre d’entrepôts de données commerciaux basés sur le cloud computing, dotés d’interfaces conviviales qui permettent une configuration par menus et dont l’exécution requiert peu de compétences techniques. Par conséquent, la plupart des entreprises, notamment les petites et moyennes entreprises, utilisent des entrepôts de données commerciaux cloud qui sont préconçus et configurables via une interface Web.

Bien entendu, il est essentiel de pouvoir entrer et sortir facilement les données d’un entrepôt de données. Tout bon entrepôt de données doit donc fournir des interfaces de programmation d’applications (API) pour permettre aux outils d’intégration et aux solutions de business intelligence (BI) de s’y connecter.

Voici un exemple d’interface d’un entrepôt de données commercial :

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3.- Entrepôt de données séparé ou combiné avec la solution CPM ?

Si le processus de sélection est dirigé par un service informatique et que la solution d’entrepôt de données sera gérée par cette équipe, celle-ci préfèrera souvent un entrepôt de données commercial autonome ou utiliser un entrepôt de données de l’entreprise déjà existant. Une solution CPM qui inclut une fonctionnalité d’entrepôt de données devient une base de données de planification et de reporting unique qui peut exploiter les données stockées dans l’entrepôt de données de l’entreprise (s’il existe déjà), ainsi que dans les systèmes ERP, de paie et autres.

Cette approche combinée peut s’avérer moins coûteuse et présente l’avantage supplémentaire que les outils de CPM offrent de puissants rédacteurs de rapports, ce qui permet d’interroger directement l’entrepôt de données de reporting et de planification sans avoir à acheter un autre outil de reporting tiers.

4.- Extraction, transformation et chargement de données (ETL)

L’ETL est généralement la partie la plus technique et la plus fastidieuse d’un projet d’entreposage de données. En effet, il s’agit d’extraire les données de diverses sources de transactions, de les transformer dans le format requis pour les stocker dans l’entrepôt de données, puis de mettre en place un chargement automatique des données. Bon nombre des principales solutions d’entrepôt de données et de CPM offrent leurs propres outils ETL natifs, souvent avec des connecteurs préétablis pour les sources de données les plus courantes. En outre, il existe toute une industrie de fournisseurs ETL tiers qui peuvent servir de « middleware » entre vos sources de transactions et l’entrepôt de données. Bien entendu, ces outils ont leur propre coût d’abonnement.

Vous devez toujours demander des informations détaillées sur l’intégration du fournisseur à vos systèmes, y compris le temps et le coût nécessaires à leur configuration. La configuration d’une très bonne intégration préétablie ne devrait pas prendre plus d’une heure, tandis que la configuration des « boîtes à outils » et leur connexion à chaque source de données peut prendre plusieurs jours. Le choix de votre fournisseur sera donc généralement clair lorsque vous verrez ses estimations pour l’étape d’intégration de la mise en œuvre.

Sans de bonnes intégrations automatisées à vos systèmes sources, vos utilisateurs finiront par perdre beaucoup de temps à charger et éventuellement « nettoyer » les données.

5.- Modules, dimensions et hiérarchie

En général, les entrepôts de données stockent des transactions et des dimensions et les relient dans leur modèle de données. Dans les interfaces utilisateur des entrepôts de données commerciaux, un administrateur peut généralement ajouter une logique métier aux dimensions (comptes, sociétés, etc.) en configurant des hiérarchies représentées sous forme d’arbres graphiques ou d’attributs. Ces hiérarchies sont ensuite utilisées par les rédacteurs de rapports et de tableaux de bord pour automatiser les rapports et les consolidations.

Pour choisir la meilleure solution d’entrepôt de données pour les besoins de votre entreprise, il est conseillé d’obtenir une démonstration du portail Web. Cela vous permet de voir à quel point la gestion des dimensions et des données est conviviale (ou non), et de comprendre l’effort nécessaire pour mettre en place la sécurité des utilisateurs et contrôler les droits d’accès.

Combien coûte une solution d’entrepôt de données ?

Les entrepôts de données basés sur le cloud sont vendus sur la base d’un abonnement et les fournisseurs ont divers modèles de tarification qui peuvent inclure des facteurs tels que :

  • Nombre d’utilisateurs
  • Nombre de connecteurs de sources de données
  • Nombre de transactions stockées dans la base de données
  • Quantité de traitement des données

Les fournisseurs qui proposent des solutions multi-locataires (multi-tenants) plutôt que des systèmes autonomes par client présentent un avantage en termes de coûts, car les mises à niveau sont plus simples et les ressources de traitement peuvent être partagées.

Au-delà des caractéristiques et du prix indiqué, voici quelques éléments à prendre en compte lorsque vous obtenez les prix de vos fournisseurs finalistes :

  • L’abonnement annuel de chaque fournisseur contient-il le même nombre d’utilisateurs et de modules ?
  • Si vous bénéficiez d’une remise, combien de temps faudra-t-il attendre avant que le prix de catalogue soit rétabli ?
  • Le vendeur fournit-il une politique écrite concernant les augmentations annuelles de prix ?
  • Les estimations de mise en œuvre de chaque fournisseur portent-elles exactement sur le même travail ?

Une bonne règle de base consiste à demander à chaque fournisseur le coût total de l’abonnement pour les cinq premières années. Assurez-vous que cela inclut toute augmentation potentielle des prix. Si le fournisseur appartient à une société de capital-investissement, il y a de fortes chances qu’il soit vendu alors que vous êtes encore client. Assurez-vous donc de recevoir un document indiquant sa politique en matière d’augmentation des prix à l’avenir, y compris les stipulations en cas de vente à une autre société.

Voici un outil qui vous aidera à comparer les fournisseurs et à calculer le retour sur investissement (ROI).

 

Pourquoi ne pas utiliser le système ERP comme un entrepôt de données ?

Certains fournisseurs d’ERP et partenaires de mise en œuvre suggèrent aux clients d’utiliser le système ERP comme entrepôt de données. Cela peut fonctionner si toutes ou la plupart des données proviennent du système ERP lui-même. Cependant, la plupart des cas d’utilisation d’un entrepôt de données ne fonctionnent pas bien dans une base de données ERP pour ces raisons :

  • Des charges et des traitements de données importants pourraient ralentir le système ERP et rendre le travail quotidien difficile pour les utilisateurs.
  • Les exigences en matière de licences pour l’ERP peuvent devenir plus coûteuses que prévu.
  • Certaines API ERP peuvent ne pas convenir à l’importation et à l’exportation souples et rapides de données.
  • Les bases de données ERP ne sont généralement pas conçues pour traiter facilement de nombreux détails provenant d’autres sources de données telles que les données CRM, les informations du service d’assistance ou d’autres solutions.
  • Les systèmes ERP n’offrent généralement pas les meilleurs rapports, budgets et tableaux de bord. Il y a donc de fortes chances que vous finissiez de toute façon par exporter des données de l' »entrepôt de données » ERP vers des systèmes CPM et BI.

 

Conclusion

En résumé, le choix d’une nouvelle solution d’entrepôt de données pour centraliser vos données importantes afin de soutenir les outils frontaux qui permettent une prise de décision meilleure et plus rapide est de plus en plus une priorité stratégique pour les organisations de tous les secteurs. Comme nous l’avons vu précédemment, certaines fonctionnalités sont plus importantes que d’autres et peuvent constituer des facteurs clés de succès – en plus d’un processus de mise en œuvre bien exécuté.

Voici un outil gratuit de comparaison des fournisseurs et de calcul du retour sur investissement qui vous aidera à comparer les fournisseurs sur un certain nombre de caractéristiques différentes. Cet outil comprend également un calculateur de retour sur investissement (ROI) simple qui fait partie du score total du fournisseur.

Liens vers des ressources utiles en matière de recherche et d’évaluation de logiciels

 

/par Solver