Principales caractéristiques à rechercher dans les meilleurs logiciels d’information financière

Cet article est la deuxième partie d’une série de huit articles sur l’évaluation des meilleurs outils de CPM pour votre entreprise. La deuxième partie se concentre sur les fonctionnalités des meilleurs logiciels de reporting financier.

Les logiciels de reporting financier qui offrent également des fonctionnalités de consolidation et de planification appartiennent à une catégorie de logiciels généralement appelée Corporate Performance Management (CPM). Certains y font également référence sous le nom de Enterprise Performances Management (EPM). Étant donné que la plupart des entreprises prévoient actuellement de déplacer leurs systèmes ERP vers le cloud ou l’ont fait récemment, les solutions de reporting financier basées sur le cloud sont plus populaires que jamais.

Si les rédacteurs de rapports ERP natifs sont capables de produire des états financiers et des rapports de grand livre auxiliaire, ils ne sont généralement pas très doués pour le formatage et les formules avancées. De plus, comme ils sont intégrés au système ERP, ils ne peuvent pas produire de rapports sur des données provenant d’autres sources. Les entreprises exportent donc presque toujours une partie ou la totalité de leurs rapports vers Excel pour les finaliser et les assembler. En conséquence, toute une industrie de solutions de reporting basées sur le cloud a vu le jour pour faire passer les entreprises au niveau supérieur en matière d’automatisation des rapports et de processus de clôture mensuelle.

De nombreux fournisseurs de logiciels proposent aujourd’hui des solutions de reporting indépendantes, qu’elles soient autonomes ou intégrées à une suite CPM. Par conséquent, au cours du processus de sélection d’un logiciel, vous devrez choisir avec soin la solution qui convient le mieux à votre entreprise. Cela signifie que la fonctionnalité doit être adaptée à votre activité unique et qu’elle doit prendre en charge les exigences spécifiques à votre secteur. Et, bien sûr, le retour sur investissement (ROI) doit être positif.
Lors du processus de sélection du meilleur logiciel de reporting financier pour votre organisation, certaines fonctionnalités sont toujours plus importantes que d’autres.

Voici quelques-unes des principales caractéristiques à rechercher pour trouver le meilleur logiciel de reporting financier

Alors que la plupart des fournisseurs peuvent probablement présenter plus de 100 fonctionnalités dans leur produit (ce qui peut rendre le processus de sélection d’un logiciel douloureux), les principaux critères de réussite peuvent être réduits à quelques domaines clés. Chacun d’entre eux est énuméré et discuté ci-dessous.

1. Formatage avancé des rapports

Par définition, tout bon rédacteur de rapports dispose d’un « concepteur de modèles » permettant de créer des rapports réutilisables et paramétrés. En plus des rapports préétablis que les principaux fournisseurs devraient fournir d’emblée, le concepteur de rapports est l’endroit où un utilisateur ou un consultant formé peut créer de nouveaux modèles tels que des rapports de pertes et profits et des bilans spécifiques aux besoins de l’entreprise.

Environ la moitié des fournisseurs de CPM proposent des compléments à Microsoft Excel où sont conçus des modèles. Cela offre généralement la meilleure flexibilité de formatage et de mise en page. En outre, presque tous les membres de l’équipe du département financier sont déjà très familiers avec Excel, de sorte que le fait d’avoir un rédacteur de rapports intégré à Excel raccourcit la courbe d’apprentissage. D’autres fournisseurs ont créé des concepteurs de rapports propriétaires pour que les utilisateurs puissent concevoir des rapports financiers, mais ils ne disposent jamais de toutes les capacités de formatage d’Excel. Quelques fournisseurs proposent non seulement la conception de rapports Excel, mais aussi un portail web cloud où les utilisateurs finaux peuvent exécuter les modèles sous forme de rapports web à partir de n’importe quel appareil et sans avoir besoin de modules complémentaires Excel.

Note 1 : Méfiez-vous des fournisseurs de CPM qui proposent deux concepteurs de rapports, car cela signifie deux fois plus de formation pour les utilisateurs expérimentés. Le processus de clôture de fin de mois, les paquets de rapports et d’autres domaines peuvent devenir désordonnés si les modèles sont créés avec deux technologies différentes. La raison de l’existence de deux outils est presque toujours que la fonctionnalité du concepteur propriétaire du fournisseur n’était pas suffisante pour ses clients, et qu’il a donc ajouté plus tard un concepteur Excel pour gérer les modèles complexes de clients avec beaucoup de formatage.

Note 2 : En outre, faites attention aux arguments de vente qui utilisent des tableaux de bord « sexy » pour détourner votre attention des questions relatives à la mise en forme des états financiers. Alors que les tableaux de bord sont des outils de gestion géniaux axés sur l’analyse graphique, ils ne sont PAS conçus pour être des rédacteurs de rapports financiers capables de développer et de maintenir facilement des éléments tels que les structures de comptes GL à l’origine des rapports sur les profits et pertes, les bilans, les tableaux de flux de trésorerie et d’autres rapports critiques.

Sans un concepteur de rapports dans votre nouvelle solution de planification, vous risquez fort de devoir modifier considérablement vos formats de rapports préférés pour les adapter aux capacités de l’outil du fournisseur. Dans de nombreux cas, vous risquez même de vous retrouver, vous et votre personnel, à devoir continuer à utiliser vos feuilles de calcul Excel surchargées, car vous devrez exporter les rapports vers Excel, puis les reformater manuellement chaque mois.

Voici une liste d’environ 500 exemples de rapports, de tableaux de bord et de modèles de budgétisation. C’est une bonne idée de demander à vos candidats fournisseurs si vous pouvez voir des exemples de leurs bibliothèques de modèles. Plus ils fourniront d’exemples, plus vous serez assuré que leur solution dispose d’un bon concepteur de rapports.

2. Formules avancées

Les rapports financiers comptent parmi les rapports les plus difficiles à élaborer en raison de la diversité des calendriers comptables, de la complexité ou de l’évolution des plans comptables, ainsi que des ratios et calculs personnalisés nécessaires pour mesurer les performances. Ces formules et ratios, généralement créés dans Excel, peuvent être difficiles, voire impossibles, à traduire dans une solution qui utilise des formules propriétaires ou des calculs préétablis.

La connaissance des formules est également importante. Là encore, Excel est la norme de facto, non seulement en matière de formatage mais aussi de formules. Pour cette raison, la plupart des fournisseurs de rapports créent leur concepteur de rapports dans Excel ou essaient d’imiter les formules Excel dans leur outil propriétaire.

Si votre nouveau concepteur de rapports n’est pas doté d’une fonction de formule solide et familière, vous risquez fort de devoir faire appel à des consultants pour vous aider à concevoir des rapports de manière continue, et/ou de voir votre équipe financière perdre des heures chaque mois à déverser des rapports dans Excel pour les « corriger ».

3. Consolidations avancées

Si tous les rédacteurs de rapports financiers peuvent agréger les données entre les comptes et les départements, un nombre beaucoup plus restreint de solutions peuvent effectuer de véritables consolidations. En plus de consolider les données financières entre les filiales et les divisions pour produire des rapports d’entreprise de haute qualité, les fonctionnalités importantes incluent:

• Écritures manuelles d’élimination inter-sociétés avec commentaires et piste d’audit
• Éliminations automatiques entre sociétés
• Conversion des devises
• Roll-up des soldes des filiales avec un plan comptable différent
• Capacité à saisir et à suivre des ajustements supplémentaires « en amont », le cas échéant.

Une solution de pointe disposera également de règles de gestion, telles que des hiérarchies et/ou des attributs de dimension, qui permettront d’inclure automatiquement les nouveaux comptes sans avoir à mettre à jour manuellement les rapports ou à courir le risque que les rapports financiers mensuels soient erronés ou incomplets.

Certains systèmes ERP se chargent assez bien de cette tâche en interne, mais généralement avec beaucoup moins de souplesse qu’une véritable solution de reporting CPM.

4. Liste de contrôle du processus avancé de clôture et de reporting

Si la plupart des solutions modernes de reporting CPM basées sur le cloud proposent un module de workflow, les listes de contrôle sont plus rares. Une liste de contrôle du processus de reporting financier est généralement une liste organisée chronologiquement de tous les éléments qu’un contrôleur doit exécuter ou superviser lors de la clôture du mois en ce qui concerne le reporting. Il s’agit parfois d’une centaine de tâches individuelles ou plus, impliquant de nombreuses personnes.

Les principales étapes sont les suivantes :

• Clôture des livres dans le système ERP et transfert des données vers la solution de reporting.
• Consulter les rapports d’exception et de rapprochement pour signaler les problèmes et rapprocher les éléments.
• Exécution des rapports de balance de vérification
• Écritures d’ajustement (dans l’ERP ou l’outil CPM)
• Exécution de tous les rapports de fin de mois
• Effectuer des analyses de variance et de tendance avec des commentaires
• Publication (visualisation sur le web, courriel ou Excel) des rapports mensuels avec commentaires
• Envoi de présentations PowerPoint à l’équipe de direction

Les meilleures solutions de reporting proposent des listes de contrôle interactives pour s’assurer que tout est fait dans les temps. Elles comprennent souvent des fonctionnalités telles que des cases à cocher, des descriptions, des responsables, des liens vers les activités, des délais et des notifications.

Liste de contrôle interactive pour les rapports mensuels

Sans un bon module de flux de travail et des listes de contrôle, il y a de fortes chances que vous passiez beaucoup plus de temps à rappeler les échéances aux personnes concernées et à leur demander des réactions ou des commentaires. Ce niveau de suivi constant peut devenir encore plus frustrant et complexe si vous êtes coincé dans la gestion manuelle des tâches dans des entreprises qui ont plusieurs filiales et de grandes équipes comptables impliquées dans la clôture mensuelle.

5. Intégrations ERP préconstruites

Toutes les bonnes solutions de reporting CPM doivent, par définition, être capables de s’intégrer au minimum aux balances du grand livre de votre système ERP. Cependant, tous les outils ne sont pas excellents pour établir des rapports sur d’autres données. De même, certaines solutions de reporting s’intègrent mieux à certains ERP que d’autres.

Voici quelques questions à poser aux différents vendeurs pendant votre processus d’évaluation :

L’intégration à votre ERP se fait-elle en temps réel ou les données sont-elles exportées vers la base de données cloud de la solution CPM ? (Il y a des avantages et des inconvénients dans les deux cas).

• A quelle fréquence les données de l’ERP peuvent-elles être rafraîchies dans l’outil de reporting?
• L’intégration ERP est-elle préconfigurée ou devez-vous la cartographier et la configurer?
• Le rédacteur de rapports ne fonctionne-t-il qu’avec les données du grand livre ou pouvez-vous également introduire des transactions du grand livre auxiliaire et des données non ERP?
• L’intégration permettra-t-elle de détecter les changements tels que les nouveaux comptes et les nouvelles sociétés?

Lorsque vous évaluez différents fournisseurs de CPM pour vos besoins de reporting financier et opérationnel, vous devez demander des informations détaillées sur l’intégration de chaque solution à vos systèmes, y compris des estimations sur le temps et le coût nécessaires à leur configuration. La configuration d’une très bonne intégration préconstruite ne devrait pas prendre plus d’une heure, tandis que les « boîtes à outils » peuvent prendre plusieurs jours pour configurer et se connecter à chaque source de données. Le choix de votre fournisseur sera donc généralement clair lorsque vous verrez ses estimations pour l’étape d’intégration de la mise en œuvre.

Sans de bonnes intégrations automatisées à vos systèmes sources, vos utilisateurs finiront par perdre beaucoup de temps à charger et éventuellement « nettoyer » les données.

6. Conçu pour le cloud

Si les solutions de reporting financier sur site ont été la technologie standard pendant des décennies, ce sont aujourd’hui les solutions cloud qui règnent. Les outils de reporting CPM construits avec une architecture cloud native offrent de nombreux avantages par rapport aux solutions classiques sur site. Ces avantages comprennent des fonctionnalités de back-end telles que la multi-location pour permettre des mises à niveau efficaces et fréquentes, la répartition des charges de traitement et de données sur les ressources matérielles, et la possibilité de tirer parti de ce que les grands centres de données et plates-formes de cloud public ont à offrir.

À titre d’exemple, dans l’ancien monde sur site, il était normal d’effectuer une mise à jour annuelle de votre logiciel, alors que dans le monde du cloud computing, il est normal de s’attendre à des mises à jour mensuelles entièrement gratuites et automatisées. Ces mises à jour régulières fournissent également aux utilisateurs un flux continu de nouvelles fonctionnalités et de corrections de bogues.

Les solutions cloud très flexibles permettront toujours aux utilisateurs finaux d’exécuter et de visualiser des rapports à la fois dans Excel et dans leur navigateur web (aucune installation de logiciel n’est nécessaire sur les ordinateurs des utilisateurs). Veillez à ce que les deux interfaces utilisent les mêmes définitions de rapport (et non deux technologies de rapport différentes) et permettent d’accéder en direct aux détails des transactions (drill-down) lorsque l’utilisateur a besoin d’une analyse plus approfondie.
Sans une architecture spécialement conçue pour le cloud, un fournisseur se laissera distancer par ses concurrents au fil du temps. Un certain nombre d’anciens fournisseurs sur site n’ont pas reconstruit leurs technologies pour les optimiser pour le cloud et, par conséquent, ils devront un jour ou l’autre reconstruire leur produit ou leurs clients migreront vers d’autres fournisseurs.

Combien coûte une solution d’information financière ?

S’il est important de faire ses propres recherches pour s’assurer que le fournisseur que vous choisissez possède les caractéristiques clés nécessaires à un déploiement réussi, il est également important de prendre en compte le coût total et les économies de temps et d’efforts, ainsi que le potentiel de la solution pour améliorer la prise de décision dans votre entreprise.

Voici quelques éléments auxquels vous devez penser lorsque vous obtenez les prix de vos fournisseurs finalistes :

• L’abonnement annuel de chaque fournisseur contient-il le même nombre d’utilisateurs et de modules?
• Si vous bénéficiez d’une remise, combien de temps faudra-t-il attendre avant que le prix de catalogue soit rétabli?
• Le vendeur a-t-il une politique écrite concernant les augmentations annuelles de prix?
• Les estimations de mise en œuvre de chaque fournisseur portent-elles exactement sur le même travail?

Une bonne règle de base consiste à demander à chaque fournisseur le coût total de l’abonnement pour les cinq premières années. Assurez-vous que cela inclut toute augmentation potentielle des prix. Et si le fournisseur appartient à une société de capital-investissement, il y a de fortes chances qu’il soit vendu alors que vous êtes encore client. Dans ce cas, il est judicieux de vous assurer que vous recevez un document indiquant leur politique en matière d’augmentation des prix à l’avenir, y compris s’ils sont vendus à une autre société.

Voici un outil qui vous aidera à comparer les fournisseurs et à calculer le retour sur investissement (ROI).

Pourquoi ne pas utiliser Excel ou la fonctionnalité de reporting financier de mon système ERP ?

Excel est de loin l’outil de reporting le plus populaire au monde car il est gratuit (si vous possédez déjà Excel), incroyablement flexible et presque tous les professionnels de la comptabilité et de la finance savent l’utiliser. Si vous disposez d’un plan comptable simple et que les unités commerciales et les utilisateurs départementaux ne sont pas trop nombreux, Excel peut très bien être le meilleur logiciel de reporting financier pour votre entreprise.

Cependant, tout le monde sait qu’il est temps de remplacer les rapports établis à l’aide d’un tableur. Les signaux d’alarme sont les suivants :

• Distribution manuelle laborieuse des rapports
• Problèmes de consolidation des feuilles de calcul
• Liens ne fonctionnant plus
• Faible flexibilité des rapports
• Manque de sécurité pour les utilisateurs
• Problèmes de version
• et ainsi de suite…

Tous les systèmes ERP disposent d’une fonctionnalité de reporting de base, mais ces outils ne sont généralement pas à la hauteur en termes de formatage, de capacité à inclure des données non-ERP et de flexibilité pour gérer les hiérarchies de comptes et de sociétés de manière dynamique dans les définitions de rapports. La vérité est que, quelle que soit la promotion faite par un fournisseur d’ERP de ses fonctions de reporting intégrées, les entreprises finissent presque toujours par revenir à Excel pour une partie de leur reporting, même après avoir acheté une toute nouvelle solution ERP en mode cloud. Puis, quand Excel devient trop pénible, elles acquièrent une solution CPM.

Conclusion

En résumé, le choix d’une nouvelle solution de reporting financier pour automatiser le reporting mensuel, ainsi que pour couvrir d’autres besoins en matière de reporting de gestion, promet d’aboutir à des décisions meilleures et plus rapides au sein d’une entreprise. C’est pourquoi la facilité du reporting financier devient de plus en plus une priorité stratégique pour les organisations de tous les secteurs. Comme nous l’avons vu précédemment, certaines fonctionnalités sont plus importantes que d’autres et peuvent être des facteurs clés de succès en plus d’un processus de mise en œuvre bien exécuté.