Comment faire une analyse des écarts budgétaires en 30 minutes
Les budgets peuvent être difficiles. Bien que l’analyse des tendances et des schémas de votre historique et de vos projections financières soit une partie essentielle de la budgétisation et des prévisions, elle exige de longues heures de travail fastidieux si elle est effectuée manuellement. En fait, de nombreuses entreprises engagent du personnel FP & A spécifiquement pour effectuer les tâches liées à la variance et à l’analyse.
Que vous soyez une petite entreprise ou une société établie, vous savez que peu de choses exigent plus d’attention et d’analyse que votre budget. Il y a tellement de facteurs qui entrent dans la création et l’ajustement des budgets qu’il est difficile de suivre chaque variable et son résultat potentiel. Cependant, c’est là qu’intervient un processus spécial connu sous le nom de variance budgétaire.
Qu’est-ce qu’une analyse des écarts budgétaires ?
L’analyse des écarts budgétaires est un processus qui consiste à aider une entreprise à atteindre ses objectifs en analysant plusieurs éléments :
- Projections budgétaires
- Résultats réels du budget
- Variations au sein du budget
- Disparités entre les projections budgétaires et les résultats
Pour effectuer une analyse standard des écarts budgétaires, la direction doit comparer ses projections budgétaires aux résultats réels et évaluer les disparités entre les deux. L’analyse des écarts budgétaires aide la direction de l’entreprise à suivre les écarts budgétaires favorables et négatifs et à déterminer comment ajuster le budget pour mieux servir les objectifs de l’entreprise.
En étudiant l’écart budgétaire d’une entreprise, la direction peut repérer les changements inattendus dans les performances, qu’ils soient positifs ou négatifs. Cela aide les chefs d’entreprise à fixer des attentes réalistes pour l’avenir et à tracer une voie qui mène au succès futur. La compréhension des écarts budgétaires est essentielle pour progresser régulièrement tout en évitant les écueils financiers.
Lorsqu’elles réalisent des rapports d’analyse des écarts financiers, certaines petites entreprises préfèrent déléguer la tâche à des experts ayant une plus grande expérience des outils d’analyse des écarts budgétaires et des rapports. Dans les grandes entreprises, l’analyse des écarts budgétaires est généralement réalisée par une équipe spécialement constituée pour les tâches d’analyse des écarts FP & A. Quel que soit le cas de votre entreprise, il est important de maîtriser l’analyse des écarts budgétaires le plus tôt possible.
Les deux types d’écarts budgétaires
Dans le processus d’analyse des écarts budgétaires, les résultats sont le plus souvent classés en deux catégories : les écarts » favorables » et les écarts » négatifs « . La principale différence entre les deux est assez explicite. Alors qu’un écart budgétaire favorable fait référence à une différence positive entre les résultats budgétaires prévus et réels, comme des bénéfices plus élevés, un écart négatif indique littéralement un résultat négatif, comme une perte nette.
Vous pouvez en savoir plus sur chaque type d’écart budgétaire ci-dessous.
Favorable
Un écart favorable est un indicateur qui montre qu’une entreprise fait mieux que prévu dans un certain domaine. Nombreux sont ceux qui considèrent l’écart favorable comme une « bonne surprise » – par exemple, le chiffre d’affaires d’un produit est supérieur aux prévisions ou le coût de mise en œuvre d’un nouveau produit ou système est inférieur aux prévisions. De nombreux facteurs peuvent influencer l’écart favorable dans l’analyse budgétaire.
Négatif
Tout comme l’écart favorable, l’écart négatif est ce qu’il semble être. Les écarts négatifs signalent généralement une perte de recettes. Peut-être qu’un certain produit ne s’est pas vendu aussi bien que prévu, ou peut-être que l’un des fournisseurs de l’entreprise a augmenté le prix de certains biens ou matériaux. Quel que soit le cas, les écarts négatifs doivent être pris très au sérieux.
Heureusement pour les entreprises qui ont de bonnes pratiques en matière d’analyse des écarts budgétaires, les écarts négatifs entraîneront un ajustement positif de la stratégie commerciale afin de s’adapter aux défis futurs.
Meilleures pratiques en matière de rapports et d’analyse des écarts budgétaires
L’analyse des écarts budgétaires est un élément essentiel du processus de gestion financière de toute entreprise. Cependant, vous ne pouvez tirer profit de l’analyse des écarts budgétaires que si vous la faites correctement.
De nombreux professionnels de la gestion d’entreprise qui ne savent pas comment procéder à une analyse des écarts budgétaires ont tendance à négliger des facteurs budgétaires importants, voire à remettre à plus tard le rapport et l’analyse des écarts. Cela peut conduire à des occasions manquées d’améliorer les performances de l’entreprise. Heureusement, avec les bons outils et stratégies, l’analyse des écarts budgétaires ne doit pas être une tâche redoutée.
Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre dans votre processus d’analyse des écarts budgétaires :
- Prévoyez des moments spécifiques pour effectuer des tâches d’analyse des écarts budgétaires tout au long de l’année. Une analyse régulière des écarts est essentielle pour améliorer les performances d’une entreprise.
- Prenez des mesures correctives dès que vous découvrez un écart négatif – ou positif – pour éviter qu’un problème existant ne s’aggrave ou pour tirer parti d’une occasion en or sur le marché.
- Gardez un œil sur les conditions économiques qui entourent votre entreprise.
- Automatisez partout où vous le pouvez. Faites en sorte que le logiciel d’analyse des écarts budgétaires vous décharge d’une grande partie de ce travail !
Étapes à suivre pour effectuer une analyse des écarts budgétaires
Les étapes de l’analyse des écarts budgétaires sont simples, mais elles sont rendues encore plus simples par l’automatisation des logiciels. Votre personnel FP & A ou votre direction effectuera ces étapes de l’analyse des écarts :
- Analyser les écarts entre les résultats réels et le budget : Si des disparités importantes sont découvertes, généralement 10 % ou plus, il faut alors analyser ces écarts pour en découvrir la raison. Alors que l’analyse manuelle des écarts budgétaires peut prendre des heures à parcourir des feuilles de calcul, une solution automatisée ne prendra que quelques minutes pour effectuer la même tâche.
- Déterminez pourquoi la différence s’est produite : Que l’écart soit positif ou négatif, vous devez toujours en déterminer la cause sous-jacente afin d’en tirer des enseignements. Le temps nécessaire à cette tâche varie en fonction des écarts en question.
- Rédigez un rapport : Ce rapport doit documenter le budget et l’analyse des écarts, ainsi que les raisons de tout écart. Un logiciel automatisé peut le faire pour vous.
- Brainstorming avec la direction et les analystes financiers : Une fois l’analyse terminée, vous devrez réfléchir à la manière d’aller de l’avant en fonction des résultats.
Les étapes de base de l’analyse des écarts budgétaires peuvent sembler simples, mais elles peuvent être réalisées beaucoup plus rapidement et avec plus de précision si vous utilisez un logiciel que si vous effectuez l’ensemble du processus manuellement.
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